Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 23 luglio 2026 — Versione 1.3

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito helputenze.it (di seguito anche “il Portale” o “HelpUtenze”) è:

• Denominazione: Vincenzo di Giamberardino
• Sede: Strada Statale 16 bis Mare, 86 – 65010 – Spoltore (PE)
• P.IVA / Codice Fiscale: 02020810681
• E-mail: privacy@helputenze.it

2. Quali dati trattiamo

A seconda del servizio richiesto e dei moduli compilati (Conciliazione e tutela, Offerte e switching, Efficientamento energetico, Funnel AI guidato), HelpUtenze può trattare:

• Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, e-mail, numero di telefono.
• Dati relativi all’utenza e alla fornitura: settore, operatore/fornitore coinvolto, spesa media o consumi, importo contestato, CAP e città della fornitura, superficie dell’immobile, spesa energetica.
• Tipologia di utente: privato/consumatore, professionista/partita IVA, azienda/PMI, condominio.
• Documentazione che ci invii: bollette, contratti, reclami e altri documenti, trasmessi tramite il modulo, via e-mail all’indirizzo dedicato (offerte@helputenze.it) o tramite WhatsApp. Tali documenti possono contenere ulteriori dati personali (codice cliente, codice POD/PDR, IBAN, dati di terzi presenti in fattura). Quando invii la bolletta via e-mail (offerte@helputenze.it) o WhatsApp, il documento nella sua forma integrale è ricevuto e conservato con accesso limitato al personale incaricato, per il tempo necessario alla gestione della pratica e poi per i termini di legge e di difesa indicati al § 7, al termine dei quali è cancellato. Ti invitiamo a oscurare i dati non necessari (ad es. l’IBAN) prima dell’invio, ove non indispensabili alla valutazione.
• Contenuto delle comunicazioni: note, descrizioni del problema e messaggi che ci invii.
• Dati di navigazione e cookie: raccolti tramite il sito secondo quanto descritto nella Cookie Policy.

Lettura della bolletta tramite l’assistente AI (funnel guidato). Quando carichi una bolletta nell’assistente “Mister Utenza”, il file (immagine o PDF) viene elaborato al solo scopo di estrarre i dati minimi utili al triage: fornitore, settore, eventuale offerta/tariffa, consumo, importo e periodo, oltre a eventuali voci da verificare. Il sistema è istruito per

• non estrarre identificativi quali codice fiscale, partita IVA, IBAN, numero di cliente o di contratto, codice POD/PDR, indirizzo completo o recapiti telefonici personali (principio di minimizzazione, art. 5.1.c GDPR);
• non conservare il file originale della bolletta: l’immagine o il PDF è trattato solo per la durata della sessione e non viene archiviato. Vengono conservati esclusivamente i dati minimizzati così estratti.

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Il servizio non richiede dati relativi a salute, convinzioni o altre categorie particolari. Ti invitiamo a non inserirli. Qualora una pratica li renda necessari (ad es. tutele connesse a condizioni di disagio fisico), il trattamento avverrà solo previo tuo consenso esplicito o in base ad altra idonea condizione di cui all’art. 9 GDPR.

Dati di terzi. Se ci comunichi dati riferiti ad altre persone (es. cointestatari, condòmini), garantisci di averli informati e di essere legittimato a fornirli.

3. Finalità e basi giuridiche

Natura del conferimento. I dati necessari alle finalità (a) e (b) sono indispensabili: senza, non possiamo valutare il caso né erogare il servizio. I trattamenti (c), (d) ed (e) sono facoltativi e si basano su un consenso libero, specifico e revocabile: il mancato consenso non pregiudica in alcun modo la presa in carico della tua richiesta di tutela.

Servizi di switching ed efficientamento (finalità c e d). La comunicazione dei dati ai partner commerciali e tecnici avviene esclusivamente previo tuo consenso specifico, libero e revocabile, raccolto separatamente al momento della richiesta: in assenza di consenso nessun dato è comunicato a tali partner.

4. Il ruolo del professionista incaricato e dell’avvocato

L’attività di HelpUtenze consiste nel reclamo e nella preparazione della pratica di conciliazione, con il supporto di avvocati e professionisti qualificati incaricati. L’eventuale conduzione della procedura conciliativa e la rappresentanza del cliente sono svolte dal professionista incaricato; a tal fine, alla presa in carico i tuoi dati e la documentazione sono comunicati al professionista per la gestione della procedura.

Qualora la controversia richiedesse attività giudiziale (oltre la fase conciliativa), questa è oggetto di un mandato professionale autonomo e separato che sottoscrivi direttamente con l’avvocato. In tal caso l’avvocato tratta i tuoi dati in qualità di titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa, per le finalità di difesa e nel rispetto degli obblighi deontologici forensi.

5. A chi comunichiamo i tuoi dati (destinatari)

I tuoi dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità sopra indicate, a:

• Avvocati e professionisti incaricati della gestione della pratica (cfr. § 4), in qualità di titolari autonomi del trattamento;
• Operatori partner commerciali — solo previo tuo consenso (finalità c);
• Google (Google Analytics 4, tramite Site Kit): statistiche di utilizzo del sito tramite cookie, attivate solo previo consenso.
• Partner tecnici (ESCo, società di ingegneria) — solo previo tuo consenso (finalità d);
• Organismi e autorità competenti per l’esecuzione della pratica (es. ARERA, AGCOM, Conciliaweb, organismi di conciliazione, gestori e operatori controparte);

Fornitori di servizi che operano come Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR:

• Anthropic, PBC (servizio AI “Claude”): prequalifica del caso e lettura/estrazione dei dati dalla bolletta;
• Resend (con sede in Irlanda, UE): invio delle notifiche di pratica alla casella del team;
• Aruba S.p.A. (hosting e infrastruttura del sito web), con data center in Italia, Unione Europea;
• Hostinger (hosting del database dei contatti), con data center in Germania (Francoforte), Unione Europea;
• Cloudflare, Inc. (servizio anti-bot “Turnstile”): protezione dei moduli e dell’assistente da accessi automatizzati e abusi.
• Consulenti IT del Titolare.
• Professionisti e consulenti del Titolare (es. commercialista, consulente legale) e revisori;
• Autorità pubbliche e organi di vigilanza, ove imposto dalla legge.

WhatsApp. Se scegli di contattarci tramite WhatsApp, il servizio è fornito da WhatsApp Ireland Limited (gruppo Meta), che tratta in qualità di titolare autonomo i dati di traffico connessi allo scambio di messaggi (numero di telefono, data e ora, dati tecnici del dispositivo), secondo la propria informativa. Il contenuto dei messaggi e dei documenti che ci invii è protetto da cifratura end-to-end e non è accessibile al fornitore del servizio. L’uso di WhatsApp è facoltativo: puoi sempre contattarci via e-mail o tramite i moduli del Sito.

Protezione dai bot (Cloudflare Turnstile). Per proteggere i moduli e l’assistente da accessi automatizzati e abusi, il sito utilizza Cloudflare Turnstile, servizio fornito da Cloudflare, Inc. Il servizio analizza segnali tecnici del browser e dell’interazione al solo scopo di distinguere gli utenti umani dai bot; non è utilizzato per finalità pubblicitarie o di profilazione e non installa cookie a tali fini. Il trattamento avviene secondo il Cloudflare Turnstile Privacy Addendum. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del sito e alla prevenzione di abusi (art. 6.1.f GDPR).

I tuoi dati non sono diffusi e non sono ceduti a terzi per finalità di marketing di soggetti diversi da quelli sopra indicati e da te autorizzati.

6. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea

La maggior parte dei trattamenti avviene all’interno dell’Unione Europea. In particolare:

• Resend ha sede in Irlanda (UE): non comporta trasferimenti extra-UE.
• Aruba S.p.A. (hosting del sito web): data center in Italia, all’interno dell’Unione Europea — non comporta trasferimenti extra-UE.
• Hostinger (hosting del database dei contatti): data center in Germania (Francoforte), all’interno dell’Unione Europea — non comporta trasferimenti extra-UE.
• Cloudflare ha sede negli Stati Uniti: l’uso del servizio anti-bot Turnstile può comportare un trasferimento verso gli USA, coperto dalla certificazione di Cloudflare nell’ambito dell’EU-US Data Privacy Framework (adeguatezza, art. 45 GDPR) e, in via prudenziale, dalle Clausole Contrattuali Standard (art. 46 GDPR).
• WhatsApp Ireland Limited (gruppo Meta) ha sede in Irlanda (UE). Alcuni trattamenti connessi all’infrastruttura del servizio possono comportare trasferimenti verso gli Stati Uniti, assistiti dalla certificazione di Meta nell’ambito dell’EU-US Data Privacy Framework (art. 45 GDPR) e dalle Clausole Contrattuali Standard (art. 46 GDPR) previste dai termini del servizio.
• Anthropic ha sede negli Stati Uniti: il trattamento comporta un trasferimento verso un Paese terzo. Il trasferimento è assistito da adeguate garanzie ai sensi del Capo V del GDPR, e in particolare: (i) la certificazione di Anthropic nell’ambito dell’EU-US Data Privacy Framework, oggetto di decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’art. 45 GDPR; e (ii), in via prudenziale e cumulativa, le Clausole Contrattuali Standard di cui all’art. 46 GDPR incluse nell’accordo sul trattamento dei dati (DPA) sottoscritto con il fornitore.
• Google (Google Analytics) ha sede negli Stati Uniti: l’utilizzo, attivato solo previo consenso ai cookie statistici, può comportare un trasferimento verso gli USA, coperto dalla certificazione di Google nell’ambito dell’EU-US Data Privacy Framework (adeguatezza, art. 45 GDPR) e, in via prudenziale, dalle Clausole Contrattuali Standard (art. 46) incluse nei termini di trattamento dati di Google.

Con i fornitori che operano come responsabili del trattamento è in essere un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Hai diritto di richiedere copia delle garanzie adottate scrivendo ai recapiti del Titolare.

7. Modalità e tempi di conservazione

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e, ove necessario, cartacei, con misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne sicurezza e riservatezza (tra cui controllo degli accessi, registrazione delle operazioni e cifratura ove appropriato, ai sensi dell’art. 32 GDPR).

Tempi di conservazione:

• Richieste non andate a buon fine (lead non convertiti): 12 mesi dall’ultimo contatto;
• Dati e documenti della pratica gestita: per la durata della pratica e poi per il termine necessario agli obblighi di legge e alla difesa dei diritti, fino a 10 anni dalla chiusura;
• Dati di fatturazione e contabili: 10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale);
• Dati per marketing: fino a revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione;
• Registro dei consensi e relativi log (data, ora, finalità, indirizzo IP, identificativo di sessione): conservati come prova dell’acquisizione del consenso e per finalità di accountability, per un periodo proporzionato collegato ai termini di prescrizione del rapporto, fino a 10 anni. I consensi eventualmente revocati restano archiviati come prova del consenso prestato prima della revoca (art. 7.3 GDPR). L’indirizzo IP è trattato a fini di accountability sulla provenienza del consenso (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR).
• Conversazioni e documenti ricevuti tramite WhatsApp: acquisiti nel sistema di gestione della pratica e successivamente eliminati dal dispositivo e dall’applicazione; i dati confluiti nella pratica seguono i tempi sopra indicati.

Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o anonimizzati.

8. Processo decisionale automatizzato e funzione di intelligenza artificiale

Il Portale utilizza strumenti automatizzati e di intelligenza artificiale per un primo triage, la prequalificazione del caso e lo smistamento verso il percorso più adatto, nonché per l’estrazione automatica di informazioni dai documenti (OCR).

Logica del trattamento (art. 13.2.f GDPR). Il sistema analizza le risposte fornite e i dati estratti dalla bolletta per individuare la tipologia di caso e indirizzarlo al professionista competente.

Tali strumenti hanno funzione di supporto: la valutazione di fattibilità e la presa in carico restano soggette alla revisione di personale qualificato. Non vengono adottate decisioni che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sulla tua persona basate unicamente su trattamento automatizzato ai sensi dell’art. 22 GDPR. È in ogni caso garantito l’intervento umano: puoi esprimere la tua opinione, chiedere spiegazioni e contestare l’esito della prequalifica scrivendo ai recapiti del Titolare.

9. I tuoi diritti

In qualità di interessato puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• accesso ai tuoi dati e copia degli stessi;
• rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti;
• cancellazione (“diritto all’oblio”), nei casi previsti;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o del contratto;
• opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto;
• revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. La revoca è agevole quanto la prestazione del consenso.

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a privacy@helputenze.it. Risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Cookie

Il sito utilizza cookie e strumenti analoghi. Per tipologie, finalità e gestione delle preferenze consulta la Cookie Policy dedicata.

11. Modifiche all’informativa

Il Titolare può aggiornare la presente informativa. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina con la relativa data di aggiornamento.